Så här fungerar Digital Brevlåda

Ni får en ny postadress dit all er post skickas. När posten kommer dit skannas den och vi tar hand om de dokument som hör till förvaltningen. Ni får en kopia i er Dokumenthanterare och här sorterar ni posten på samma sätt som när ni hade papperspost. Kassera det som inte behövs och mappa upp det som ska sparas. Ni behöver dock inte skicka vidare det som vi behöver för förvaltningen då vi redan fått en kopia.  

Fördelar:

• Miljövänligt - minskad förbrukning av papper och transporter
• Snabbt - digitala postgången är snabbare
• Kontroll - alla dokument samlade digitalt
• Ekonomiskt – minskade portokostnader
• Gratis - ingår utan extra kostnad

Aktivera Digital Brevlåda

För att aktivera Digital Brevlåda går du till vänstermenyn i Portalen. Under Dokument, Digital Brevlåda klickar du på Aktivera Digital Brevlåda. Då skapas ett ärende där du får all detaljerad information om vad du ska göra i nästa steg, såsom att adressändra, meddela övriga intressenter samt meddela oss när detta är gjort. Men allt detta framgår tydligt i ärendet.

Hantera dokumenten i den digitala brevlådan

När ni aktiverat Digital Brevlåda kommer all ny post, som är adresserad med den nya adressen, att komma in direkt digitalt och hamnar i föreningens inkorg i Portalen. Här sorterar ni upp och sparar eller kasserar inkommen post.

Det som ska sparas kan döpas om och sparas i en egen mappstruktur så som ni vill. Nya mappar kan skapas under menyn Dokument.

Vi får kopior på all post och sparar de dokument som hör till förvaltningen, så dessa behöver ni inte skicka vidare.

Till För styrelsen