Upptäck Portalen

När du loggar in i Portalen möts du direkt av statusmeddelanden, en tydlig översikt över det som är viktigast just nu.

Här samlas:

• Uppgifter som kräver att du tar del av information

• Ärenden där du behöver agera

Varje meddelande är klickbart. När du klickar på ett meddelande, tas du direkt till rätt plats i portalen där du kan hantera uppgiften, snabbt och smidigt.

Visa statusmeddelanden igen

Om du vill se dina statusmeddelanden på nytt, till exempel efter att du har navigerat vidare i portalen är det enkelt.

Klicka bara på megafonikonen längst upp till höger i portalen. Då öppnas statusmeddelandena igen, så att du snabbt kan få en överblick över aktuella uppgifter.

På startsidan i Portalen hittar du alltid den senaste informationen, samlad på ett och samma ställe.

I nyhetsflödet ser du både:

• Nyheter som din styrelse själv har publicerat

• Viktig och matnyttig information från Simpleko, till exempel tips, påminnelser eller aktuella händelser

Till höger på sidan hittar du även en sektion med senaste uppdateringar och förbättringar i portalen, så att du alltid är uppdaterad på nya funktioner och förbättringar.

Menyn, din väg till alla funktioner

Till vänster på startsidan hittar du huvudmenyn; din genväg till alla funktioner i Portalen.

Härifrån kan du enkelt navigera till:

• Leverantörsfakturor

• Dokument

• Fastighetsregister

• Ärende

• Och mycket mer

Menyn är alltid synlig, så du har alltid nära till det du behöver oavsett var du befinner dig i portalen.

Längst upp till vänster i Portalen hittar du ditt namn. Genom att klicka där kommer du till dina personliga inställningar.

Här kan du:

• Ange eller uppdatera dina kontaktuppgifter

• Välja hur du vill ta emot mejlnotiser, till exempel vid nya dokument, eller fakturor och utlägg som behöver attesteras

Du bestämmer själv hur du vill bli kontaktad.

Under fliken Kontakt hittar du all viktig kontaktinformation samlad på ett ställe:

• Simplekos kontaktuppgifter så att du enkelt kan nå oss vid frågor eller behov av support

• Föreningens adressuppgifter för att hålla koll på registrerad information

• Ditt kundteam, med namn, kontaktuppgifter och en tydlig beskrivning av vad varje person kan hjälpa dig med

Med Avtalshanteraren får styrelsen en tydlig översikt över alla avtal som är kopplade till föreningen.

Funktionen hjälper er att:

• Hålla koll på gällande avtal

• Få automatiska påminnelser när avtal är på väg att löpa ut eller behöver ses över

• Lägga till relevanta dokument och information under varje avtal så att även nya styrelsemedlemmar enkelt kan följa upp tidigare händelser

Allt som sker loggas, vilket skapar transparens och kontinuitet så att inget faller mellan stolarna.

Under fliken Juridik i Portalen får styrelsen tillgång till juridiskt stöd och vägledning, direkt från våra jurister.

Här hittar du:

• Exempel på vanliga frågor som våra jurister kan hjälpa till med, till exempel frågor om stadgar, avtal eller föreningsrätt

• Länkar till juridiska artiklar och guider med praktisk information som hjälper dig förstå och hantera juridiska frågor

• Presentation av våra jurister med kontaktuppgifter och beskrivning av deras expertområden

I dokumentfunktionen kan styrelsen enkelt:

• Skapa mappar för att organisera material

• Ladda upp filer som hör till föreningens arbete

• Ställa in behörigheter så att rätt personer ser rätt dokument

Exempel på dokument som kan delas med alla medlemmar:

• Välkomstbrev

• Stadgar

• Årsredovisningar

När föreningen får ett nytt dokument i sin digitala brevlåda, hamnar det automatiskt i mappen Inkorg. Då visas även en notis i portalen, så att ingen missar att det finns ett nytt dokument att ta del av.

Med funktionen Projekt kan styrelsen enkelt:

• Skapa och namnge projekt till exempel renoveringar, upphandlingar eller förbättringsarbeten

• Följa upp projektkostnader så att ni har koll på budget och utfall

• Se en logg över alla händelser vilket gör det enkelt att följa upp även om projektansvarig i styrelsen skulle bytas under projektets gång

All information sparas på ett och samma ställe för tydlighet, transparens och kontinuitet.

Under fliken Ekonomi hittar du flera värdefulla funktioner, en av dem är Transaktionskonto.

Här kan styrelsen:

• Se aktuellt saldo på föreningens konto

• Följa hur saldot har förändrats över tid genom att välja ett specifikt tidsintervall

• Gå ner på detaljnivå och se exakt vilka transaktioner som påverkat saldot

Det ger en tydlig bild av föreningens ekonomiska rörelser och gör det enkelt att följa upp både stora och små händelser.

Likviditetsprognos: planera föreningens kassaflöde

Med funktionen Likviditetsprognos får styrelsen en tydlig överblick över de förväntade in- och utbetalningarna för den kommande månaden.

Här ser ni:

• Vilka kända transaktioner som är planerade

• Hur dessa påverkar föreningens likviditet över tid

Prognosen uppdateras löpande, till exempel när:

• Medlemmar betalar sina avgifter tidigare eller senare än väntat

• Nya leverantörsfakturor kommer in

Det gör det enklare att planera och säkerställa att föreningen alltid har tillräckligt med likvida medel.

Rapporter: snabb överblick över föreningens ekonomi

Under fliken Rapporter får styrelsen tillgång till tydliga och uppdaterade rapporter som visar föreningens ekonomiska läge.

Här kan ni:

• Följa upp resultatrapporten för att se intäkter, kostnader och resultat

• Granska balansräkningen för att få en översikt över tillgångar, skulder och eget kapital

Rapporterna ger en snabb och tydlig bild av hur föreningens ekonomi utvecklas, perfekt inför styrelsemöten eller årsstämman. Du kan alltid exportera rapporterna till Excel för att kunna göra egna beräkningar.

Under fliken Budgetar får styrelsen en tydlig översikt över:

• Den aktuella budgeten för innevarande räkenskapsår

• Tidigare års budgetar för att enkelt kunna jämföra och följa upp

För föreningar som är nya i Simplekos förvaltning blir denna funktion särskilt aktuell cirka 2–3 månader innan räkenskapsårets slut. Då tar vi fram ett budgetförslag som styrelsen kan:

• Gå igenom

• Justera vid behov

• Godkänna direkt i portalen

Under fliken Kundfakturor får styrelsen en tydlig översikt över alla fakturor som föreningen har skickat ut.

Här kan ni:

• Se en lista över alla utställda fakturor

• Få en snabb överblick över vilka som är betalda och vilka som är obetalda

• Klicka in på varje faktura för att se detaljerad information om vad som har fakturerats

Det gör det enkelt att följa upp intäkter och säkerställa att inga betalningar missas.

Aviseringstillägg: engångsbelopp på kommande avi

Med funktionen Aviseringstillägg kan styrelsen enkelt registrera engångsbelopp som ska faktureras en medlem på nästa avi.

Det kan till exempel handla om:

• En extranyckel

• En ny portbricka

• Andra tillfälliga kostnader som ska faktureras enskilda medlemmar

När tillägget är registrerat, läggs det automatiskt till på medlemmens nästa aviserade faktura.

Aviseringsmeddelande: kommunicera direkt via avin

Med funktionen Aviseringsmeddelande kan styrelsen enkelt lägga till ett meddelande som visas på medlemmens eller hyresgästens nästa avi.

Ni kan välja att:

• Skicka ett meddelande till en specifik medlem eller hyresgäst

• Skicka ett meddelande till alla i föreningen

Det kan till exempel vara:

• En påminnelse om städdag

• Information om en kommande avgiftsförändring

• Ett tack för genomförd insats

I funktionen Leverantörsfakturor kan styrelsen:

• Attestera inkommande fakturor direkt i portalen

• Söka upp historiska fakturor för att följa upp tidigare kostnader

Vid attestering är det viktigt att:

• Kontrollera att beloppet stämmer

• Säkerställa att mottagaren är korrekt

• Granska att fakturan är relevant för föreningen

Det ger en trygg och spårbar hantering av föreningens utgifter.

Fakturaadress och meddelande till leverantören

I denna funktion ser styrelsen föreningens fakturaadress, den adress som era leverantörer ska använda när de skickar fakturor.

Styrelsen kan även:

• Skicka ett meddelande direkt till leverantören via Portalen och förse den med föreningens korrekta fakturaadress; snabbt och enkelt.

• Det minskar risken för felaktiga fakturor och säkerställer att fakturor hamnar rätt från början.

• Smidig kommunikation och korrekt fakturering.

Under fliken Fastighetsregister hittar du funktionen Fastighetsobjekt, där styrelsen får en komplett översikt över alla objekt i föreningen.

Här kan du:

• Se en lista över samtliga lägenheter, lokaler och andra objekt

• Klicka på ett objekt för att få detaljerad information, såsom:

  • Typ av objekt (t.ex. bostad, lokal, garage)

  • Storlek

  • Ägare

  • Eventuella panter

Här ser ni även:

• Pågående andrahandsuthyrningar med möjlighet att följa upp och godkänna aktuella ansökningar

• Medlemsansökningar när en lägenhet har sålts och köparen har skrivit på kontraktet, visas ansökan här för enkel godkännande

Medlemmar: full kontroll över medlemskap

Under fliken Medlemmar får styrelsen en tydlig översikt över:

• Nuvarande medlemmar

• Avgående medlemmar

• Tillkommande medlemmar

Allt samlas på ett ställe, vilket gör det enkelt att hantera medlemsförändringar och uthyrningar på ett korrekt och spårbart sätt.

Kontaktlista: kontaktuppgifter till föreningens medlemmar

Under fliken Kontaktlista får styrelsen tillgång till kontaktuppgifter för föreningens medlemmar.

• När en medlem loggar in i Portalen för första gången, uppmanas hen att registrera sina kontaktuppgifter.

• Dessa uppgifter visas sedan i kontaktlistan vilket gör det enkelt för styrelsen att nå ut vid behov.

• Styrelsen kan även fylla i kontaktuppgifter manuellt, men det är viktigt att komma ihåg att detta kräver samtycke från medlemmen, enligt gällande lagstiftning.

Under fliken Lån får styrelsen tillgång till all information om föreningens befintliga lån; samlat och tydligt presenterat.

Här kan ni:

• Se detaljer om varje lån t.ex. belopp, ränta, löptid och långivare

• Kontakta Simpleko direkt via portalen om ni vill:

  • Starta en låneupphandling

  • Meddela oss om förändringar i låneportföljen, så att vi kan uppdatera bokföringen och låneinformationen

Under fliken Löner & arvoden kan styrelsen hantera ersättningar till personer som utfört arbete för föreningen.

Processen består av två delar:

1. Registrera mottagare görs i Personregistret, där ni lägger in den person som ska få ersättning.

2. Registrera och attestera ersättningen i vyn Löner & arvoden, där ni anger belopp, typ av ersättning och godkänner den.

Det är ett enkelt sätt att hantera löner och arvoden, med tydlig spårbarhet och kontroll.

Under fliken Utlägg & överföringar kan styrelsen hantera två viktiga ekonomiska funktioner:

1. Utlägg från medlemmar

   När en medlem har lagt ut egna pengar för föreningens räkning, till exempel för inköp eller mindre reparationer kan styrelsen här:

   • Registrera ersättning till medlemmen

   • Säkerställa att utlägget kategoriseras korrekt
     

2. Överföringar mellan konton

   Om föreningen har flera konton, till exempel ett sparkonto med ränta, kan styrelsen här:

   • Registrera en överföring från transaktionskontot

   • Hantera flytt av medel på ett spårbart och korrekt sätt

Under fliken Utvalda leverantörer hittar styrelsen en lista över Simplekos noggrant utvalda och beprövade samarbetspartners.

Dessa leverantörer erbjuder:

• Trygga och pålitliga tjänster

• Bra villkor

• Marknadsmässiga priser

• Lösningar som är anpassade för bostadsrätts- och samfällighetsföreningar

Det är ett enkelt sätt att hitta rätt hjälp utan att behöva göra egna upphandlingar från grunden.

I fliken Ärenden kommunicerar ni enkelt med oss på Simpleko, med era medlemmar, inom styrelsen, eller med externa parter. Här kan ni:

• Skapa nya ärenden

• Följa upp pågående ärenden

• Se avslutade ärenden i en tydlig historik

All kommunikation loggas automatiskt, vilket gör det enkelt att följa upp och se vad som har gjorts.

Under fliken Övrigt hittar ni funktionen Användarhantering, ett verktyg för att hålla koll på vilka personer som har tillgång till Portalen.

Här kan ni:

• Se vem i styrelsen som är administratör

• Uppdatera styrelsens sammansättning, lägga till revisorer och externa styrelsemedlemmar

• Se när en användare senast loggade in och vilket inloggningssätt som användes

Administratören har behörighet att göra ändringar, vilket gör det enkelt att hålla informationen aktuell och korrekt.

Attester

Under fliken Attester kan ni som styrelse registrera och hantera era attestregler, alltså vem som har rätt att godkänna utbetalningar i föreningen.

Vi rekommenderar att ni skapar en grundregel där två eller tre personer i styrelsen har rätt att attestera alla typer av utbetalningar. Därefter kan ni specificera att en eller två av dessa måste godkänna varje enskild leverantörsfaktura, utlägg eller arvode.

För att ändra attestregler krävs alltid:

• Att en styrelsemedlem gör ändringen och signerar med BankID

• Att en annan styrelsemedlem godkänner ändringen genom att också signera med BankID

Det här skapar en säker och spårbar process som skyddar föreningens ekonomi.

Under fliken Nyhetsadministration kan ni som styrelse enkelt publicera nyheter som blir synliga för era medlemmar direkt i Portalen.

Ni kan:

• Skriva och publicera nyheter som rör föreningen

• Välja om medlemmarna ska få en mejlnotis när en nyhet publiceras

Det här är ett smidigt sätt att hålla medlemmarna informerade om viktiga händelser, beslut eller pågående projekt, utan att behöva skicka separata mejl eller brev.

Portalen gör det enkelt att nå ut till alla medlemmar, och ni har full kontroll över vad som kommuniceras och när.

Under fliken Simpleko – Extratjänster och arvoden hittar ni vår aktuella prislista för de extratjänster vi erbjuder till er förening.

Tjänsterna är tydligt uppdelade i tre kategorier:

• Juridik

• Möten

• Ekonomi

Det gör det enkelt för er att hitta rätt information beroende på vad ni behöver hjälp med.

I Portalen finns en smart funktion som gör att en styrelsemedlem kan växla roll till medlem. Det innebär att man ser Portalen precis som en vanlig medlem gör – vilket är ett bra sätt att kontrollera hur informationen presenteras.

Så här gör man:

• Klicka på sitt namn längst upp till vänster

• Välj "Växla roll"

När du har växlat roll ser du:

• Nyheter som Simpleko eller styrelsen har publicerat

• Dokument som är tillgängliga för medlemmarna

• Information om din egen lägenhet

• Möjlighet att ansöka om att hyra ut lägenheten

• Möjlighet att skicka ärenden till styrelsen eller till Simpleko

Med styrelsemötet slipper styrelsen krånglig administration och ostrukturerade dokument.

Så fungerar det:

• Innan mötet: Skapa dagordning i verktyget eller via mall, ange tid och plats, ladda upp bilagor och skicka kallelse till styrelsen.

• Under mötet: Följ dagordningen och skriv protokollet direkt i Portalen – allt sparas i realtid.

• Efter mötet: Skicka protokollet för digital signering. När det är signerat laddas allt automatiskt upp i dokumenthanteraren tillsammans med kallelse, dagordning och bilagor.

Fördelar med Styrelsemötet?

• Mindre administration – allt från kallelse till signerat protokoll på ett ställe.

• Säker digital signering och automatisk lagring i dokumenthanteraren, med direkt åtkomst för revisorn.

• All historik samlad i Portalen – inget tappas bort.

• Enklare kommunikation – alla har tillgång till samma material i realtid.

Med Styrelsemötet sparar ni tid, slipper pappersarbete och får bättre struktur.

Styrelsemötet kostar 100kr/månad

Med bokningar kan medlemmar enkelt boka gemensamma utrymmen direkt via Portalen.

Så fungerar det för styrelsen:

• Lägg upp de gemensamma utrymmen som ska kunna bokas.

• Skapa regler för bokning, till exempel:

  • Hur långt i förväg en bokning får göras.

  • Begränsningar i antal bokningar per medlem.

  • Om bokningen ska vara förenad med en kostnad.

Exempel på utrymmen som kan läggas upp:

• Bastu

• Gym

• Tvättstuga

• Gästlägenhet

• Gästparkering

• Övrigt

Om en avgift tas ut, läggs den automatiskt på medlemmens eller hyresgästens nästa hyres- eller avgiftsavi.

Gemensam kalender:

Efter att gemensamma utrymmen visas är upplagda visas de i en kalender som gör det enkelt att se:

• Bokade tider

• Lediga tider