Att byta förvaltare - enklare än du tror!

Att byta ekonomisk förvaltare behöver varken vara krångligt eller tidskrävande. Med Simplekos beprövade uppstartsprocess blir övergången enkel, trygg och välplanerad.

Funderar ni på att byta förvaltare?

Många bostadsrättsföreningar tvekar att byta ekonomisk förvaltare – ofta för att man tror att det blir mycket jobb för styrelsen. Med Simpleko blir övergången enkel och trygg. Vårt uppstartsteam tar hand om hela processen, samlar in nödvändiga underlag och ser till att bytet sker smidigt utan att belasta styrelsen mer än nödvändigt.

Så här enkelt är det att byta förvaltare till Simpleko:

Säg upp befintligt avtal

Om ni redan har en ekonomisk förvaltare börjar ni med att säga upp ert befintliga avtal. Det är viktigt att det sker i tid så att avtalet inte förlängs automatiskt. När avtalet är uppsagt och vi inlett vårt samarbete sätter vi igång uppstartsprocessen direkt.

Uppstart med dedikerat uppstartsteam

Efter avtalsskrivning får ni en uppstartsansvarig som håller ihop hela processen, från första kontakt till att den löpande förvaltningen lämnas över till ert kundteam. Vi samlar in allt nödvändigt material från er tidigare förvaltare, ser till att alla system och banktjänster kommer på plats och att allt är redo inför den löpande förvaltningen.

I vår digitala plattform Portalen kan ni följa uppstarten steg för steg, lämna uppgifter och se vad som återstår.

Om ni tidigare skött ekonomin själva stöttar vi er i att ta fram det material som behövs.

Uppstartsmöte

Under er uppstart bjuder vi in till ett uppstartsmöte. Här får ni träffa ert uppstartsteam, gå igenom Portalen och ställa frågor.

Syftet är att ni ska känna er trygga, välinformerade och redo inför starten.

Första halvåret

Under de första månaderna hanteras er förening av vårt uppstartsteam, som har fullt fokus på nya kunder.

De ansvarar för:

Löpande ekonomi och redovisning
Lägenhetsförteckning och aviseringar
Leverantörsfakturor

Det betyder att ni får ett erfaret team som kan era förutsättningar och säkerställer att allt fungerar som det ska.

När både ni och uppstartsteamet känner att allt flyter på bra sker en planerad överlämning till ert ordinarie kundteam, som tar över den löpande förvaltningen framåt. Överlämningen sker inom 6-10 månader.

Förvaltningsstart – ert kundteam tar vid

När allt är på plats, vanligtvis inom 6-10 månader, lämnar vårt uppstartsteam över till ert ordinarie kundteam, bestående av:

En ansvarig ekonom
En kontaktperson för lägenhetsförteckningen
En kontakt för leverantörsfakturor

Det är ert kundteam som kommer sköta den löpande förvaltningen framåt.

Fyra skäl att välja Simpleko

Experter på ekonomisk förvaltning

Vi fokuserar på en enda sak och är därför specialister på området. Genom vår expertis kan vi ge våra kunder den trygghet och kvalitet de behöver för att effektivt hantera sin ekonomi.

Personlig service

Varje kund har ett eget dedikerat kundteam som finns nära till hands för stöd och rådgivning. Vi strävar efter att skapa långsiktiga relationer med personlig kontakt via Portalen, mejl eller telefon.

Tryggt och pålitligt

Vi sköter ekonomin säkert och i enlighet med gällande regelverk – en trygghet för styrelser och boende. Vi levererar alltid enligt avtal, håller tidsplaner och fullföljer åtaganden.

Minskad administration och bättre beslut

Vi minskar det administrativa arbetet för styrelsen och ger tydlig proaktiv rådgivning. Det gör det lättare att fatta rätt beslut och fokusera på föreningens långsiktiga utveckling.

Vanliga frågor & svar inför byte av förvaltare

Här finner du svar på några av de vanligaste frågorna som kan uppkomma när du planerar att byta förvaltare eller redan bytt till oss och står inför förvaltningsstart.

När skickas första avin ut och hur?

Vår ambition är att skicka ut första avin cirka tre veckor innan förvaltningsstart, men allt beror på när vi får material från er tidigare förvaltare. Vi anpassar alltid förfallodatumet om aviseringen skulle bli försenad.

Första avin skickas ut via post. De medlemmar som är anslutna till Kivra får automatiskt sin avi där. Tillsammans med första avin bifogar vi ett välkomstbrev där vi bland annat informerar mottagaren om hur de kan ändra aviseringssätt till kommande avier. Innan vi aviserar första gången kommer vi att skicka ett aviseringsförslag till styrelsen. Styrelsen ansvarar för att gå igenom förslaget och återkomma till oss med eventuella synpunkter och slutligen ert godkännande. Detta för att säkerställa att vi mottagit korrekta uppgifter från avgående förvaltare och att inga uppgifter misstolkats.

Hur kan medlemmarna/hyresgästerna få sina avier?

Mottagaren ansvarar själv för att välja önskat aviseringssätt enligt de instruktioner som framgår i välkomstbrevet. Vi erbjuder följande alternativ: post, Kivra, e-post, e-faktura, autogiro.

Vem gör bokslutet?

Om bytet av förvaltare sker vid samma tidpunkt som det nya räkenskapsåret, till exempel den 1 januari, rekommenderar vi att bokslutet och årsredovisningen görs av er tidigare förvaltare, då det är de som skött föreningens ekonomi under det gångna året. Om er tidigare förvaltare inte har möjlighet, eller om styrelsen föredrar att Simpleko gör bokslutet, kan vi hjälpa till i mån av tid enligt gällande prislista. En förutsättning är dock att vi får allt material vi behöver från er tidigare förvaltare.

Om byte av ekonomisk förvaltare sker under ett pågående räkenskapsår gör vi på Simpleko bokslutet och årsredovisningen.

Måste vi öppna ett nytt bankgirokonto?

Ja, Simpleko kan inte ta över ett befintligt bankgiro som används av nuvarande förvaltare. Vi öppnar ett nytt bankgiro för föreningens framtida transaktioner. Medlemmar som tidigare haft autogiro behöver ansöka om nytt autogiro. Ett informationsblad bifogas tillsammans med första avin för att underlätta övergången.

Kan vi behålla vårt nuvarande bankkonto?

Om föreningen har konto i Handelsbanken, Nordea, Swedbank, SEB eller Danske Bank kan det nya bankgirot kopplas till det kontot. Om kontot ligger i en annan bank eller om nuvarande förvaltare använder klientmedelskonto behöver föreningen öppna ett nytt konto.

Styrelsen ansvarar för att överföra medel från det gamla till det nya kontot och bör stämma av med tidigare förvaltare innan kontot töms.

Vad händer med allt fysiskt material?

Er tidigare förvaltare ska lämna över eventuella lägenhetspärmar och övrigt fysiskt material till styrelsen som ansvarar för arkivering. Simpleko tar endast emot digitalt material.

Vem skickar kontrolluppgift för överlåtelse av bostadsrätt?

Om förvaltningsstart sker 1 januari är det den tidigare förvaltaren/styrelsen som ansvarar för att göra kontrolluppgifterna för föregående år, om inget annat har överenskommits. Om förvaltningsstart sker under året skickar Simpleko kontrolluppgifter för hela innevarande år, förutsatt att vi får information om händelser för period innan övertagande.

Hur hanteras lägenhets- och medlemsförteckning?

Vi tar hand om lägenhets- och medlemsförteckningen åt er. Styrelsen behöver endast uppdatera oss om förändringar framöver, så att vi kan skicka korrekta avier och hantera mäklarservice.

I Portalen kan styrelsen se alla uppgifter som finns registrerade i Fastighetsregistret.

Hur fungerar mäklarbilder och utdrag ur lägenhetsregistret?

All hantering av mäklarbilder och godkännande av medlemskap sker digitalt i Portalen. Via Mäklarservice kan mäklaren själv beställa mäklarbild, årsredovisning, stadgar och ekonomisk plan. Medlemmar kan logga in och beställa utdrag ur lägenhetsregistret eller kontakta kundtjänst.

Hur ska vi hantera fakturor och leverantörsadresser?

När ni byter ekonomisk förvaltare uppdateras föreningens fakturaadress. Styrelsen behöver informera befintliga leverantörer om den nya adressen, vilket enkelt kan göras via Portalen under Leverantörsfakturor.

Styrelsen vill betala ut arvode, hur går vi tillväga?

Styrelsen administrerar själva sina arvoden via Portalen. Ni lägger enkelt upp alla mottagares uppgifter och vilket belopp som ska betalas ut samt önskat utbetalningsdatum. Därefter ska arvodet attesteras enligt era valda attestrutiner. Vi ser sedan till att arvodet betalas ut samt ordnar med kontrolluppgifter och deklarationer.

Funktionen kommer att aktiveras så snart våra medarbetare är upplagda som deklarationsombud för er förening, hos Skatteverket. Vi behöver ha behörighet att deklarera uppgifterna innan vi kan hjälpa er med utbetalning.

Vad är Digital brevlåda och hur fungerar den?

Alla kunder får tillgång till en Digital brevlåda som ersätter den fysiska brevlådan. Post som rör förvaltningen skannas direkt in och hanteras av Simpleko. För att komma igång behöver föreningen ändra adress hos Bolagsverket.

Föreningen har IMD, vad behöver vi göra inför förvaltarbytet?

Meddela kontaktuppgifterna till er mätleverantör till er kontaktperson hos oss, så tar vi kontakt med dem och ordnar med allt inför förvaltarbytet. Det är också bra om vi får information om hur ofta debitering sker och från och med vilken period vi ska börja debitera förbrukning.

Är det svårt för styrelsen att byta ekonomisk förvaltare?

Nej, Simpleko gör bytet smidigt och avlastar styrelsen i hela processen. Vi samlar in nödvändiga underlag från tidigare förvaltare, ser till att övergången blir korrekt och tar hand om administrationen så att styrelsen kan fokusera på sina ordinarie uppgifter.

digital ekonomisk förvaltning portalen laptop

Nyfiken på våra tjänster?

Önskar du en presentation av våra tjänster eller en offert anpassad efter din förenings storlek och behov? Kontakta oss för en kostnadsfri och förutsättningslös offert eller ett samtal där vi berättar mer om hur vi kan hjälpa din förening.

Prata med oss Fyll i offertformulär Maila oss för offert