Ekonomisk förvaltning handlar om att hantera bostadsrättsförenings ekonomi på ett ansvarsfullt sätt, inklusive att samla in avgifter, budgetera och hantera eventuella lån och skulder. Detta är viktigt för att säkerställa att föreningen är lönsam och hållbar på lång sikt.

Det finnas många andra uppgifter som också ingår i ekonomisk förvaltning men vad är fördelarna och vad ingår?

Vad är fördelarna med ekonomisk förvaltning?

Att ha en bra ekonomisk förvaltning är viktigt för styrelsen i en bostadsrättsförening. Många av styrelseledamöterna har ju sina vanliga jobb vid sidan av och det kan vara svårt att hinna med allt ansvar. En professionell ekonomisk förvaltning kan hjälpa till med att hantera föreningens ekonomi på ett korrekt sätt. De skapar en budget, håller koll på intäkter och kostnader och ser till att allt betalas i tid.

Genom att ta hjälp av en förvaltare blir det också lättare för styrelsen att svara på medlemmarnas frågor och skapa förtroende för föreningen. Förvaltaren kan även hjälpa till när lägenheter ska säljas eller belånas. Genom att ha en bra ekonomisk förvaltning kan styrelsen göra större investeringar, som renoveringar och utbyggnader, vilket i sin tur kan höja värdet på föreningens bostäder och skapa en bättre boendemiljö för medlemmarna på lång sikt.

Vad ingår i ekonomisk förvaltning 

I den ekonomisk förvaltningen ingår en mängd olika uppgifter. Till exempel:

• Löpande bokföring: att hålla reda på intäkter och kostnader och se till att alla transaktioner är korrekt redovisade.

• Avstämningar: jämföra bokföring med bankkonton, fakturor och andra ekonomiska dokument för att säkerställa att allt stämmer överens.

• Betalning av fakturor: se till att alla fakturor betalas i tid och att det finns tillräckligt med medel för att täcka betalningarna.

• Lön och arvoden till styrelsen: hantera löner om föreningen har anställda och arvoden som betalas till styrelsen.

• Lån: föra lånereskontra med aktuella ränte- och amorteringsvillkor samt bokföra och betala låneavier.

• Budget, prognoser och bokslut: skapa en budget för föreningens ekonomi, göra prognoser och när året är slut sammanställa ett förslag till årsbokslut som att visar föreningens ekonomiska situation.

• Årsredovisning: sammanställa all information från året som gått innehållande förvaltningsberättelse, resultat och balansräkning samt notanteckningar i en färdig årsredovisning för styrelsen och revisorerna.

• Lägenhetsförteckning: hålla reda på aviseringar, överlåtelser och pantförskrivningar för varje lägenhet i föreningen.

• Påminnelser: skicka ut påminnelser till medlemmar som inte betalar sina avgifter i tid och hantera eventuella inkassokrav.

Allt detta kan ingå i ekonomisk förvaltning men hur mycket hjälp en styrelse vill ha varierar beroende på föreningens storlek och behov. Framförallt handlar det om att hjälpa styrelsen hantera dessa uppgifter på ett korrekt och ansvarsfullt sätt.

Digitala lösningar ökar för ekonomisk förvaltning

Digitaliseringen av ekonomisk förvaltning har ökat de senaste åren och dessa verktyg är tillgängliga för alla föreningar oavsett storlek och komplexitet. Det finns idag en mängd lösningar som kan hjälpa styrelsen i en bostadsrättsförening. Dessa lösningar kan innefatta:

Digitala fakturerings- och betalningssystem, som kan automatisera faktureringen till medlemmarna och hantera insamlingen av medlemsavgifter.

Digitala verktyg för budgetering och prognos, som kan hjälpa styrelsen att skapa realistiska budgetar och prognoser för föreningens ekonomi.

Digitala verktyg för att hantera överlåtelseprocessen, som kan hjälpa styrelsen att hantera medlemskapet och registrera förändringar i lägenhetsförteckningen digitalt.

De digitala verktygen ökar effektiviteten och minska mängden av manuella arbetsuppgifter samt mängden papper. Det kan också göra det lättare för styrelsen att få tillgång till informationen när som helst och den data de behöver för att ta välgrundade beslut kring föreningens ekonomi.

I samband med byte av ledamöter inom styrelsen har den digitala världen också gjort det lättare för den avgående styrelsen att lämna över till nyvalda. Allt material finns samlat på ett ställe och lätt att tillgå.

Det är viktigt att styrelsen i bostadsrättsföreningen är medveten om de digitala lösningarna som finns tillgängliga och väljer en lösning som passar föreningens specifika behov, och som styrelsen känner sig bekväma med att använda.

Dessutom kan det vara bra att ta hänsyn till om det finns en kombination av digitala och fysiska lösningar, som att ha möten digitalt eller besöka förvaltarens kontor för att få rådgivning på plats.

Vad ska man tänka på innan man anlitar en ekonomisk förvaltare

 
När man som bostadsrättsförening ska anlita en ekonomisk förvaltare är det viktigt att ta hänsyn till hur mycket arbete man själv är villig och kapabel att utföra. Det är också viktigt att bestämma sig för vilka områden man vill att förvaltaren ska ta ansvar för. Detta kan påverka priset och det kan vara fördelaktigt att göra vissa saker själva medan man har bra stöd och hjälp från en förvaltare. Det är bra att ta in offerter från flera olika förvaltare och att be dem visa hur deras lösning ser ut.

När man jämför offerterna är det viktigt att kontrollera vad som ingår i det fasta årsarvodet och vilka uppgifter förvaltaren vill ta betalt för när de inträffar. Det är också viktigt att se till att förvaltaren har rätt kompetens och erfarenhet inom området, samt att man har bra kommunikation och tillgänglighet och att förvaltaren följer GDPR och andra relevanta regler och bestämmelser för att säkerställa att föreningens personuppgifter hanteras på ett säkert sätt och enligt gällande lagstiftning.

Här är några saker som är värt att kolla upp inför ditt val av en ekonomisk förvaltare.

Erfarenhet och kompetens

Välj en förvaltare med relevant erfarenhet och kompetens inom ekonomisk förvaltning för bostadsrättsföreningar.

Referenser och omdömen

Kan du få referenser och omdömen från tidigare kunder för att få en uppfattning om förvaltarens kvalitet och tillförlitlighet.

Pris

Är det tydligt vilka kostnader som ingår i det fasta årsarvodet och vad som faktureras rörligt så du kan jämföra dem med andra förvaltare för att få en känsla för priset på marknaden.

Kommunikation och tillgänglighet

Välj en förvaltare som är lätt att kommunicera med och som är tillgänglig för att hantera frågor och problem.

GDPR och compliance

Har förvaltaren koll på och följer de GDPR och andra relevanta regler och bestämmelser?

Digitala verktyg och lösningar

Välj en förvaltare som erbjuder digitala verktyg och lösningar som gör det enklare att hantera föreningens ekonomi.

Flexibilitet och anpassning

Se till att välja en förvaltare som är flexibel och kan anpassa tjänsterna efter föreningens specifika behov och krav.

Support och rådgivning

Det är viktigt att välja en förvaltare som erbjuder support och rådgivning till styrelsen för att hjälpa till att hantera och förvalta föreningens ekonomi på ett effektivt sätt.

Ekonomisk förvaltning i bostadsrättsföreningar - en summering

Ekonomisk förvaltning är en viktig del av att sköta en bostadsrättsförening, den viktigaste. Det handlar om att hantera och övervaka föreningens ekonomi på ett effektivt sätt. Det innefattar allt från löpande bokföring till färdig årsredovisning, samt hantering av både panter och överlåtelser löpande under året. En samarbetspartner och ett bollplank för att styrelsemedlemmarna ska känna sig trygga i sitt uppdrag.

Att välja rätt ekonomisk förvaltare och att ha ett bra avtal är viktigt för att säkerställa att föreningens ekonomi hanteras på ett effektivt sätt och att föreningens personuppgifter hanteras i enlighet med GDPR. Att jämföra olika förvaltare och att kontrollera vad som ingår i tjänsterna är viktigt för att hitta den bästa lösningen för föreningen.

Läs mer Vad kostar ekonomisk förvaltning?

Vill du veta hur vi kan förenkla styrelsens arbete