Vad gör en ekonomisk förvaltare? Att skapa balans i ekonomin
Att ha koll på pengarna är den viktig del för att en bostadsrättsförening ska fungera och vara välmående. En ekonomisk förvaltare har både kompetens och verktyg för att säkerställa detta. Men vad gör egentligen en ekonomisk förvaltare?
En ekonomisk förvaltare bistår bostadsrättsföreningen med all ekonomisk hantering så som den löpande bokföringen, in- och utbetalningar, kund- och leverantörsfakturor, låneavier med ränta och amortering, lägenhetsförteckning med överlåtelser och pantförskrivningar, budget, prognoser, bokslut och deklarationer.
Styrelsen i en bostadsrättsförening vet oftast hur viktigt det är att ha en ekonomisk förvaltare som hjälper till med att hantera föreningens ekonomi. Det är viktigt att styrelsen har kunskap om hur man hanterar föreningens ekonomi samt tar hänsyn till vilka kostnader som är inblandade i att anlita en ekonomisk förvaltare. När man ska anlita en förvaltare är det bra att jämföra både pris och innehåll med några stycken innan man bestämmer sig.
Nu ska vi titta närmare på vad de viktigaste uppgifterna för en ekonomisk förvaltare gentemot en bostadsrättsförening är.
5 viktigaste uppgifterna för en ekonomisk förvaltare
- Uppfylla lagar och regler
En av de viktigaste uppgifterna för en ekonomisk förvaltare är att följa alla lagar och regler som gäller för bostadsrättsföreningens ekonomi. Det är viktigt att följa alla lagar och regler som gäller för att föreningen ska känna sig trygg och säker med den ekonomiska förvaltningen. Förvaltaren ska också ständigt ha koll på att lagarna och reglerna för bostadsrättsföreningar är uppdaterade och att de tillämpas på rätt sätt samt även informera styrelsen om de är på väg att fatta beslut som strider mot gällande lagar och regler.
- Följa styrelsens önskemål
En annan viktig uppgift för en ekonomisk förvaltare är att följa styrelsens önskemål och förvalta föreningens ekonomi på bästa möjliga sätt. Förvaltaren ska ha en god förståelse för föreningens ekonomiska mål och se till att dessa uppfylls. Detta kräver att förvaltaren har kunskap om föreningens ekonomi, de lagar och regler som gäller, samt att de kan ta sig an nya utmaningar när de uppstår. Ett bra tips här är att göra en långtidsbudget som stämmer med föreningens underhållsplan.
- Uppdatera styrelsen
En ekonomisk förvaltare ska löpande uppdatera styrelsen om föreningens ekonomiska utfall. Det är viktigt att styrelsen får information om avvikelser gentemot lagd budget så åtgärder kan vidtas i god tid. På så sätt håller sig styrelsen informerad och vet att allt är i sin ordning samt att föreningens ekonomi är i god form.
- Utveckling
Förvaltaren bör också se till att utveckla föreningens ekonomi och se framåt. Förvaltaren ska ha ett helhetsperspektiv och se till att bostadsrättsföreningen är väl förberedd för framtiden. Det är också viktigt att förvaltaren håller sig uppdaterad om omvärlden och kan anpassa sig till förändringar som sker. Som styrelse vill man ofta få tillgång till sin ekonomi när som helst på dygnet och detta har blivit en digital utveckling som accelererat kraftigt och förvaltaren behöver även vara aktiv här och följa behoven som förändras över tid.
- Kvalitetssäkring
Förvaltaren måste också se till att säkerställa att kvaliteten på föreningens ekonomiska förvaltning är hög. Det är viktigt att förvaltaren har goda rutiner och följer Lagen om Penningtvätt. På så sätt får man som styrelse en kvalitetsstämpel i att förvaltaren har signaler för att fånga brister eller försök till bedrägeri.
Vad är det för skillnad mellan digital ekonomisk förvaltning och att anlita en ekonomisk ansvarig person?
Ekonomi består av många arbetsuppgifter som nu finns helt digitaliserade varför vi också ser en ökad utveckling inom detta område hos ekonomiska förvaltare. En helt digital process är oftast kvalitetssäkrad och inte lika sårbar ifall styrelsen byts ut alternativt om frånvaro hos förvaltaren uppstår.
Att i kombination med digital ekonomisk förvaltning också ha tillgång till en ekonom som vet lite mer om bostadsrättsföreningen är det optimala, man får som styrelse både effektiv och enkel hantering samt stöd från någon som lär känna föreningen lite mer.
Kan en ekonomisk förvaltare sköta kontakten med leverantörer?
Som ekonomisk förvaltare för en bostadsrättsförening har man ett ansvar att hantera viss kontakt med leverantörer. En viktig uppgift är att ta emot fakturor, kontrollera att de är korrekta och sedan skicka dem vidare till styrelsen för att godkännas. När detta är gjort ser man till att fakturorna betalas i tid.
Det är oftast styrelsen själv eller en teknisk förvaltare som godkänner fakturorna, dvs bekräftar att beloppet är korrekt och stämmer med den förväntade leveransen eller den överenskommelse man gjort med leverantören.
Det är även mindre vanligt att ekonomiska förvaltare hanterar beställningar av arbeten från leverantörer. Dessa uppgifter sköts vanligtvis av en teknisk förvaltare eller av själva styrelsen. En bra ekonomisk förvaltare bör ha god kunskap om olika leverantörer och deras tjänster för att kunna ge råd till styrelsen om vilka leverantörer som är mest lämpade att anlita.
Sköter en ekonomisk förvaltare även fakturor och betalningar?
Som ekonomisk förvaltare för en bostadsrättsförening ansvarar man för att betala föreningens räkningar i tid och se till att ekonomin är stabil. Detta är viktigt för att föreningen ska kunna fungera på ett smidigt sätt. För att göra jobbet behöver man tillgång till föreningens bankkonto och ha de rätta fullmakterna.
Sammanfattningsvis handlar det om att se till att pengarna används på ett ansvarsfullt sätt för att föreningen ska kunna fungera på bästa sätt. Att anlita en ekonomisk förvaltare är väl investerade pengar, man får ordning på ekonomin genom att överlåta den till specialister med hög kompetens inom området. Styrelsen kan i stället fokusera på andra viktiga frågor ihop med medlemmarna.