Vad gör en ekonomisk förvaltare?

En ekonomisk förvaltare ansvarar för att planera, hantera och följa upp ekonomin i en bostadsrättsförening. Det omfattar allt från löpande bokföring och betalningar till budget, bokslut och långsiktig ekonomisk planering.

För många styrelser är ekonomin både omfattande och komplex. Därför väljer många bostadsrättsföreningar att ta hjälp av en professionell ekonomisk förvaltare. I praktiken fungerar den ekonomiska förvaltaren som ett stöd till styrelsen och säkerställer att föreningens ekonomi är korrekt, transparent och hållbar över tid.

Nu ska vi titta närmare på vad de viktigaste uppgifterna för en ekonomisk förvaltare gentemot en bostadsrättsförening är.

5 viktigaste uppgifterna för en ekonomisk förvaltare

1. Uppfylla lagar och regler

   En av de viktigaste uppgifterna för en ekonomisk förvaltare är att följa alla lagar och regler som gäller för bostadsrättsföreningens ekonomi. Det är viktigt att följa alla lagar och regler som gäller för att föreningen ska känna sig trygg och säker med den ekonomiska förvaltningen.  Förvaltaren ska också ständigt ha koll på att lagarna och reglerna för bostadsrättsföreningar är uppdaterade och att de tillämpas på rätt sätt samt även informera styrelsen om de är på väg att fatta beslut som strider mot gällande lagar och regler.

2. Följa styrelsens önskemål

   En annan viktig uppgift för en ekonomisk förvaltare är att följa styrelsens önskemål och förvalta föreningens ekonomi på bästa möjliga sätt.  Förvaltaren ska ha en god förståelse för föreningens ekonomiska mål och se till att dessa uppfylls. Detta kräver att förvaltaren har kunskap om föreningens ekonomi, de lagar och regler som gäller, samt att de kan ta sig an nya utmaningar när de uppstår. Ett bra tips här är att göra en långtidsbudget som stämmer med föreningens underhållsplan.

3. Uppdatera styrelsen

   En ekonomisk förvaltare ska löpande uppdatera styrelsen om föreningens ekonomiska utfall. Det är viktigt att styrelsen får information om avvikelser gentemot lagd budget så åtgärder kan vidtas i god tid. På så sätt håller sig styrelsen informerad och vet att allt är i sin ordning samt att föreningens ekonomi är i god form.

4. Utveckling

   Förvaltaren bör också se till att utveckla föreningens ekonomi och se framåt.  Förvaltaren ska ha ett helhetsperspektiv och se till att bostadsrättsföreningen är väl förberedd för framtiden. Det är också viktigt att förvaltaren håller sig uppdaterad om omvärlden och kan anpassa sig till förändringar som sker. Som styrelse vill man ofta få tillgång till sin ekonomi när som helst på dygnet och detta har blivit en digital utveckling som accelererat kraftigt och förvaltaren behöver även vara aktiv här och följa behoven som förändras över tid.

5. Kvalitetssäkring

   Förvaltaren måste också se till att säkerställa att kvaliteten på föreningens ekonomiska förvaltning är hög. Det är viktigt att förvaltaren har goda rutiner och följer Lagen om Penningtvätt. På så sätt får man som styrelse en kvalitetsstämpel i att förvaltaren har signaler för att fånga brister eller försök till bedrägeri.

Digital ekonomisk förvaltning – så har rollen förändrats

Den ekonomiska förvaltarens arbete har förändrats i takt med digitaliseringen. Idag sker en stor del av arbetet i digitala system, vilket har effektiviserat processerna och ökat tillgängligheten.

Genom digitala verktyg kan många moment automatiseras, såsom aviseringar, betalningar och rapportering. Det minskar den manuella hanteringen och gör arbetet mindre sårbart, exempelvis vid styrelsebyten eller frånvaro.

Samtidigt innebär digitaliseringen att styrelsen kan följa ekonomin i realtid och få tillgång till uppdaterad information när som helst. Det skapar bättre förutsättningar för samarbete och beslutsfattande.

Den största nyttan uppstår ofta i kombinationen av digitala verktyg och personlig service. När tekniken kompletteras med en förvaltare som har god kännedom om föreningen får styrelsen både effektiv hantering och kvalificerad rådgivning.

Har en ekonomisk förvaltare kontakt med leverantörer?

En ekonomisk förvaltare hanterar delar av kontakten med leverantörer, främst kopplat till fakturahantering. Det innebär att ta emot och kontrollera fakturor, säkerställa att de stämmer och se till att de betalas i tid efter godkännande från styrelsen.

Däremot är det oftast styrelsen eller en teknisk förvaltare som ansvarar för att beställa arbeten och godkänna att leveransen motsvarar det som avtalats. Den ekonomiska förvaltaren fungerar i detta sammanhang som en administrativ och kontrollerande funktion.

En erfaren förvaltare kan också bidra med rådgivning kring leverantörer och kostnadsnivåer, vilket kan vara ett värdefullt stöd för styrelsen.

Ansvarar en ekonomisk förvaltare för betalningar?

Ja, en av de viktigaste uppgifterna är att säkerställa att föreningens betalningar hanteras korrekt och i tid. Det gäller både utbetalningar till leverantörer och uppföljning av inbetalningar från medlemmar.

För att kunna utföra detta arbete krävs tillgång till föreningens bankkonto samt tydliga rutiner och fullmakter. En väl fungerande betalningshantering är avgörande för att undvika förseningsavgifter, säkerställa god likviditet och skapa stabilitet i ekonomin.

Sammanfattning

En ekonomisk förvaltare spelar en central roll i en bostadsrättsförening. Genom att hantera den löpande ekonomin, säkerställa regelefterlevnad och bidra med analys och rådgivning skapas en stabil grund för föreningens ekonomi.

För styrelsen innebär det en avlastning i det dagliga arbetet, samtidigt som man får bättre kontroll och tryggare beslutsunderlag. I praktiken handlar det om att skapa struktur, transparens och långsiktighet – vilket gynnar hela föreningen.