Digitala möten är numera en naturlig del av många bostadsrättsföreningars arbetssätt. Allt fler styrelser vill kunna erbjuda digital närvaro eller genomföra stämman helt utan fysisk lokal.

Sedan 1 januari 2024 är det möjligt att hålla helt digitala årsstämmor, men det finns viktiga regler att förhålla sig till. Här går vi igenom vad som gäller och vad styrelsen behöver säkerställa för att mötet ska bli korrekt, tryggt och rättssäkert.

Vad är en digital stämma?

En digital stämma hålls helt utan fysisk mötesplats. Samtliga deltagare ansluter digitalt via dator, surfplatta eller telefon. Det finns alltså ingen lokal där stämman äger rum.

Vanliga fördelar som föreningar lyfter är:

• ökat deltagande, särskilt bland medlemmar som bor på annan ort eller har svårt att närvara fysiskt

• minskade kostnader, exempelvis för lokalhyra och praktiska arrangemang

• effektivare mötestid, med tydligare röstning och struktur

• förenklad administration, särskilt i större föreningar

En digital stämma är inte detsamma som en hybridstämma. Vid hybridstämma finns en fysisk mötesplats, men vissa medlemmar deltar på distans.

Krävs det stöd i stadgarna?

Ja. En bostadsrättsförening får hålla en helt digital stämma om detta uttryckligen framgår av stadgarna. Finns ingen sådan bestämmelse måste stämman hållas fysiskt eller som hybrid.

Om stadgarna behöver ändras krävs beslut på föreningsstämmor och därefter registrering hos Bolagsverket innan ändringen börjar gälla.

Hybridstämma – ett alternativ utan stadgeändring

En hybridstämma innebär att medlemmarna kan välja mellan att närvara fysiskt eller digitalt. Denna mötesform kräver ingen stadgeändring, men måste genomföras i enlighet med lag och stadgar, exempelvis när det gäller plats, röstlängd och rösträkning.

Det är styrelsen som beslutar om mötesform. En enskild medlem kan inte kräva att stämman hålls digitalt eller som hybrid.

Kallelse och genomförande

Vid digitala stämmor är kravet på tydlighet extra viktigt. Kallelsen ska innehålla all information deltagarna behöver för att kunna delta och utöva sina rättigheter. Där ska bland annat framgå:

• hur medlemmarna deltar

• hur röstningen genomförs

• hur fullmakter skickas in och registreras

• vilka tekniska förutsättningar som gäller

• hur frågor kan ställas under stämman

Det räcker inte att hänvisa till en webbplats. All nödvändig information ska finnas direkt i kallelsen.

En digital stämma måste organiseras så att:

• deltagare kan identifieras

• röstlängden kan fastställas

• rösträkningen sker korrekt och spårbart

• fullmakter hanteras på rätt sätt

Vilken teknisk lösning som är lämplig beror på föreningens storlek och behov. Mindre föreningar kan ofta använda enklare lösningar, medan större föreningar kan behöva ett mer strukturerat och säkert digitalt system.

Är era stadgar uppdaterade?

Möjligheten att hålla digitala stämmor har funnits sedan 2024, men många föreningar har ännu inte sett över sina stadgar. Vill ni ha flexibiliteten att kunna välja mötesform framöver kan det vara klokt att säkerställa att stadgarna ger det utrymmet.

En stadgeändring kräver i normalfallet beslut på två stämmor samt registrering hos Bolagsverket. I vår kunskapsbank kan ni läsa mer om hur processen går till steg för steg.

Som kund hos oss kan ni få hjälp med:

• genomgång av nuvarande stadgar,

• formulering av bestämmelser om digitala stämmor,

• stöd genom hela stadgeändringsprocessen.

Externt stöd under den digitala stämman

Oavsett om en stämma hålls fysiskt eller digitalt ställs höga krav på struktur, tydlighet och trygg mötesledning. För många styrelser kan det därför vara värdefullt att ta in extern kompetens.

Under digitala stämmor kan vi erbjuda stöd till alla våra kunder – oavsett var i landet föreningen finns. Vi erbjuder bland annat:

• erfaren extern stämmoordförande,

• pedagogisk genomgång av årsredovisningen,

• professionell protokollförare.

Med rätt stöd blir stämman både smidigare och tryggare, och styrelsen kan fokusera på innehållet i mötet istället för formalian.