Alla bostadsrättsföreningar är skyldiga att föra ett register över medlemmar och lägenheter enligt 9 Kap 8§ Bostadsrättslagen. ”Styrelsen ska föra förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar (medlemsförteckning) samt förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt (lägenhetsförteckning).”

Medlemsförteckning ska innehålla:

• Medlemmarnas namn

• Medlemmarnas adress

• Medlemmarnas innehav av bostadsrätt

• Datum för medlemskap

Lägenhetsförteckning ska innehålla:

• Ett register över medlemmar och lägenheter enligt Bostadsrättslagen.

• Beteckning på lägenhet

• Placering i huset

• Rumsantal och tillhörande utrymmen. Ändringar avseende rumsantal som bostadsinnehavaren gör skall löpande registreras.

• Bostadsrättshavarens namn

• Insatsen för bostadsrätten

• Datum för registrering av ekonomisk plan

• Datum för upplåtelse

• Uppgifterna ska genast föras in i förteckningen när en lägenhet upplåts som bostadsrätt.

Vidare ska antecknas:

• Datum för överlåtelse (kontrakts/påskriftsdatum)

• Notering om pantsättning

Överlåtelsen ska noteras i lägenhetsförteckningen. Kopia av överlåtelsehandlingen och bekräftelse om medlemskap fogas till lägenhetsförteckningen. Handlingarna bör arkiveras så att historiken kan följas.

Utdrag ur lägenhetsförteckningen

Det är bara ägaren själv som har rätt att få ett utdrag ur lägenhetsförteckningen. Det kan behövas till banken vid lån på lägenheten eller vid en försäljning. Ska lägenheten säljas kan innehavaren ge fullmakt till mäklaren att få inhämta uppgifterna från förvaltaren, en så kallad Mäklarbild, med uppgifter om ägarförhållande och pantsättningar.

Hantera pantförskrivning

Det är mycket viktigt att alla pantförskrivningar noteras korrekt i Lägenhetsförteckningen. Därför är det vanligt att bostadsrättsföreningen ger fullmakt till sin förvaltare att hantera detta. Det är då också viktigt att föreningen inte själv intygar något utan vidarebefordrar frågan direkt till sin förvaltare!

Enligt lag ska det bland annat noteras vilka panter som finns och i vilken ordning de tagits ut för den aktuella lägenheten. Felaktiga uppgifter kan leda till skadeståndskrav, och att föreningen förlorar sin legala rätt, det vill säga föreningens rätt att få betalt före långivarna vid en tvångsförsäljning. Föreningen är också enligt lag skyldig att underrätta alla panthavare om medlemmen inte betalar sin årsavgift när skulden överskrider två månadsavgifter.