Varför behöver stadgar uppdateras?

Under de senaste åren har bostadsrättslagen genomgått flera förändringar och många föreningar har infört nya arbetssätt – exempelvis digitala stämmor, IMD eller nya rutiner kring underhållsansvar. Om stadgarna inte hänger med riskerar föreningen:

• att beslut blir ogiltiga

• att avgifter måste återbetalas

• problem med banker och köpare vid överlåtelser

• att digitala stämmor inte kan hållas

• ökade tvister eller krav på skadestånd

Uppdaterade stadgar skapar trygghet för både styrelsen och medlemmarna och ger en stabil grund för föreningens verksamhet.

Stadgarna – ett dokument som kräver noggrannhet

En stadgeändring är mer än en formalitet. Det är ett beslut som påverkar medlemmarnas rättigheter och skyldigheter, och därför är det viktigt att vara noggrann. Förändringarna bör vara genomtänkta och juridiskt hållbara. Många föreningar väljer att ta hjälp av jurist, särskilt om förändringarna rör känsliga frågor som avgifter, andrahandsuthyrning eller underhållsansvar.

Stadgeändring och minoritetsskydd

Bostadsrättslagen innehåller särskilda bestämmelser som ska skydda minoriteten av medlemmarna. Därför finns tydliga regler för hur beslut om stadgeändringar ska fattas. I normalfallet krävs:

• Första stämman: minst 51 % av rösterna måste säga ja

• Andra stämman: minst 2/3 majoritet krävs

Detta görs för att säkerställa bred förankring bakom förändringarna.

När krävs ännu större majoritet?

Om föreningen vill göra ändringar som innebär en inskränkning i medlemmarnas rättigheter eller en utökning av deras skyldigheter, krävs högre majoritet. Ett exempel är att ändra grunderna för hur årsavgiften fördelas. Då kan det krävas upp till 3/4 majoritet på den andra stämman.

Vid sådana frågor finns det ofta anledning att konsultera juridiskt stöd.

Reglerna om majoritetskrav finns i 9 kap. 23–25 §§ bostadsrättslagen

En eller två stämmor – vad gäller?

En stadgeändring beslutas av föreningsstämman. Styrelsen kan inte ändra stadgarna på egen hand. Det går att ändra stadgarna på en enda föreningsstämma, men bara om:

• alla röstberättigade medlemmar är närvarande (eller representerade via fullmakt)

• alla är helt överens

Eftersom detta i praktiken är ovanligt genomförs stadgeändringar nästan alltid via två stämmor i följd.

Kallelse till stämma – viktiga regler

För att stadgeändringen ska vara giltig måste kallelserna följa lagen. Grundreglerna är:

• Ordinarie stämma: kallelse tidigast 6 veckor och senast 4 veckor före stämman

• Extra stämma: tidigast 6 veckor och senast 4 veckor när det avser en stadgeändring

• Om stadgarna anger kortare tid (t.ex. 2 veckor) får det följas – men inte vid stadgeändring; då gäller alltid 4 veckor som minimitid

Kallelsen måste dessutom innehålla:

• det huvudsakliga innehållet i förslaget

• helst hela förslaget till nya stadgar, eller en bilaga

Kallelsen till den andra stämman får inte skickas förrän den första stämman hållits. Den ska också upplysa om vilket beslut som togs på den första stämman, dvs protokollet från den första stämman behöver vara klart.

Anmäl stadgeändringen till Bolagsverket

När föreningen har fattat beslut om att ändra stadgarna måste ändringen anmälas till Bolagsverket. De nya stadgarna börjar gälla först när de är registrerade.

Det smidigaste är att registrera stadgeändringen via verksamt.se, där föreningen direkt får en bekräftelse på att anmälan kommit in.

Anmälan ska innehålla:

1. De nya stadgarna.

2. Bestyrkta kopior av protokollen från båda stämmorna (inkl. beslut, utfall av omröstning, närvaro, föreningens namn, datum och ort).

Bolagsverkets granskning

Bolagsverket granskar stadgeändringen noggrant för att säkerställa att beslutet fattats i rätt ordning och att de nya stadgarna inte strider mot lagen. Om något i dokumentationen är otydligt, saknas eller inte följer formkraven kan registreringen vägras, vilket innebär att föreningen måste börja om processen.

För att undvika onödiga förseningar är det därför viktigt att:

• protokollen är kompletta och tydliga

• rätt majoritet framgår

• stadgarna är korrekt formulerade och slutligt antagna

När Bolagsverket registrerat ändringen träder de nya stadgarna i kraft direkt.

Efter registreringen

När Bolagsverket har godkänt stadgarna bör föreningen:

• uppdatera alla interna dokument

• informera medlemmarna

• skicka de nya stadgarna till föreningens förvaltare

• publicera dem på föreningens webbplats eller portal

Checklista: Så ändrar ni stadgarna – steg för steg

1. Ta fram ett förslag

   Identifiera vilka stadgar som behöver ändras. Tydliggör ändringarna i dokumentet, gärna med markeringar. Många föreningar tar hjälp av jurist för att säkerställa att förslaget är lagenligt.
   

2. Kalla till första stämman

   • Skicka kallelse minst 4 veckor före stämman

   • Bifoga förslaget till nya stadgar

   • Gör handlingarna tillgängliga för de medlemmar som begär det
     

3. Genomför första stämman

   • Presentera ändringarna

   • Möjlighet finns att göra mindre justeringar

   • Beslut kräver minst 51 % av rösterna
     

4. Kalla till andra stämman

   • Får skickas först efter att första stämman hållits

   • Kallelsen ska innehålla beslutet från första stämman
     

5. Genomför andra stämman

   • Beslut kräver minst 2/3 majoritet

   • Ingen ytterligare ändring av förslaget får göras
     

6. Registrera hos Bolagsverket

   Skicka in:

   • De nya stadgarna

   • Bestyrkta protokoll från båda stämmorna

   Stadgarna börjar gälla först när de registrerats.