Om ni redan har en ekonomisk förvaltare behöver ni börja med att säga upp befintligt avtal. Det är viktigt att ni gör detta i tid så att avtalet inte förlängs. När avtalet är uppsagt och vi inlett vårt samarbete sätter vi igång uppstartsprocessen direkt.

Efter avtalsskrivning får ni en uppstartsansvarig som ansvarar för hela övergången och uppstarten. Vi hämtar in relevant material från er befintliga förvaltare och ser till att alla system och funktioner kommer på plats. I de fall ni skött ekonomin själva stöttar vi er i att samla in och överföra det material som behövs. Vi vår digitala plattform Portalen kan ni enkelt följa hela uppstarten och se vad som är på gång och vad som återstår.

Innan förvaltningsstarten bjuder vi in till ett uppstartsmöte. Där får ni träffa er uppstartsansvarige, gå igenom viktiga funktioner i Portalen och ställa frågor. Målet är att ni ska känna er trygga och redo inför starten av vår förvaltning.

När förvaltningsstarten närmar sig blir ni tilldelade ert kundteam bestående av en ansvarig ekonom, en ansvarig för lägenhetsförteckningen och en som ansvarar för leverantörsfakturor. Ert kundteam står redo att stötta er i den löpande förvaltningen. Från och med nu har ni full tillgång till Portalen där ni bland annat kan se alla fakturor och avier, skicka ärenden till ert kundteam, hålla koll på föreningens ekonomi i realtid, hantera dokument och överlåtelser samt kommunicera med medlemmar och eller hyresgäster.

Vår ambition är att skicka ut första avin cirka tre veckor innan förvaltningsstart, men allt beror på när vi får material från er tidigare förvaltare. Vi anpassar alltid förfallodatumet om aviseringen skulle bli försenad. Första avin skickas ut via post. De medlemmar som är anslutna till Kivra får automatiskt sin avi där. Tillsammans med första avin bifogar vi ett välkomstbrev där vi bland annat informerar mottagaren om hur de kan ändra aviseringssätt till kommande avier. Innan vi aviserar första gången kommer vi att skicka ett aviseringsförslag till styrelsen. Styrelsen ansvarar för att gå igenom förslaget och återkomma till oss med eventuella synpunkter och slutligen ert godkännande. Detta för att säkerställa att vi mottagit korrekta uppgifter från avgående förvaltare och att inga uppgifter misstolkats.

Mottagaren ansvarar själv för att välja önskat aviseringssätt enligt de instruktioner som framgår i välkomstbrevet. Vi erbjuder följande alternativ: post, Kivra, e-post, e-faktura, autogiro.

Meddela kontaktuppgifterna till er mätleverantör till er kontaktperson hos oss, så tar vi kontakt med dem och ordnar med allt inför förvaltarbytet. Det är också bra om vi får information om hur ofta debitering sker och från och med vilken period vi ska börja debitera förbrukning.

Om bytet av förvaltare sker vid samma tidpunkt som det nya räkenskapsåret, till exempel den 1 januari, rekommenderar vi att bokslutet och årsredovisningen görs av er tidigare förvaltare, då det är de som skött föreningens ekonomi under det gångna året. Om er tidigare förvaltare inte har möjlighet, eller om styrelsen föredrar att Simpleko gör bokslutet, kan vi hjälpa till i mån av tid enligt gällande prislista. En förutsättning är dock att vi får allt material vi behöver från er tidigare förvaltare. Om byte av ekonomisk förvaltare sker under ett pågående räkenskapsår gör vi på Simpleko bokslutet och årsredovisningen.

Er tidigare förvaltare ska lämna över lägenhetspärmarna och eventuellt övrigt fysiskt material till styrelsen som ansvarar för arkivering. Simpleko tar endast emot digitalt material.

Om förvaltningsstart sker 1 januari är det den tidigare förvaltaren/styrelsen som ansvarar för att göra kontrolluppgifterna för föregående år, om inget annat har överenskommits. Om förvaltningsstart sker under året skickar Simpleko kontrolluppgifter för hela innevarande år, förutsatt att vi får information om händelser för period innan övertagande.

Styrelsen administrerar själva sina arvoden via Portalen. Ni lägger enkelt upp alla mottagares uppgifter och vilket belopp som ska betalas ut samt önskat utbetalningsdatum. Därefter ska arvodet attesteras enligt era valda attestrutiner. Vi ser sedan till att arvodet betalas ut samt ordnar med kontrolluppgifter och deklarationer. Funktionen kommer att aktiveras så snart våra medarbetare är upplagda som deklarationsombud för er förening, hos Skatteverket. Vi behöver ha behörighet att deklarera uppgifterna innan vi kan hjälpa er med utbetalning.

Behöver ni mer information om hur vi kan underlätta vardagen för er i styrelsen? Läs mer på sidan För styrelsen eller ta del av alla våra artiklar i vår kunskapsbank.