Vad behöver styrelsen tänka på inför stämman:

När ska stämman hållas?

Föreningsstämman eller årsmöte som det ofta kallas ska hållas en gång per år.  Stämman ska hållas senast 6 månader från räkenskapsårets utgång. Har man årsbokslut per 31 december ska stämman hållas senast 30 juni, men en rekommendation kan vara att hålla stämman senast i maj innan semestertiderna börjar.

Vilka ska vara med på stämman?

Stämman är en sluten sammankomst där föreningens medlemmar, revisor och eventuell extern stämmoordförande har rätt att delta.  Varje medlem har i regel en röst, samäger flera persona en lägenhet så har de vanligtvis en röst, om inte stadgarna säger något annat.

Att tänka på vid kallelse till föreningsstämman

Kallelsen till årsstämman ska skickas ut tidigast sex veckor men inte senare än fyra veckor före stämman enligt lagen om Ekonomiska föreningar, dock kan stadgarna bestämma att kallelse får utfärdas senare än vad som anges i lagen, dock senast 2 veckor före stämman.   

Kallelsen ska innehålla tid och plats för stämman, samt vilka ärende som ska behandlas. Om det har kommit in motioner så ska de också med kallelsen. Det är viktigt att tänka på att bara de frågor som funnits med på kallelsen kan det tas beslut om på stämman.

Hur ska kallelsen skickas?

Kallelsen ska ske skriftligt och utfärdas med personligt meddelande till alla medlemmar med antingen via brev med post, eller e-post om de tidigare har beslutat om det på en föreningsstämma. Reglerna för att använda e-post finns att läsa i lagen om Ekonomisk Förening. Tänk även på att de medlemmar som hyr ut sin bostad i andra hand ska kallas.  

Dessa punkter ska Föreningsstämman besluta om:

• välja styrelse och utse revisorer
• besluta bland annat om ansvarsfrihet för styrelsen
• fastställa resultaträkningen och balansräkningen
• besluta om vinst eller förlust

Minst två personer måste alltid vara närvarande: en ordförande vid föreningsstämman, ordföranden behöver inte vara den som är styrelseordförande, samt minst en justeringsman.

Checklista inför föreningsstämma

• Boka in ett datum för stämman – kontrollera i stadgarna vad som gäller för er förening.
• Boka eventuell extern ordförande i god tid.
• Boka lokal för stämma om ni inte har en föreningslokal.
• Samla ihop samtliga motioner - Styrelsen skriver en kommentar till motionen och rekommenderar stämman att bifalla, avslå eller anse motionen besvarad.
• Stäm av med valberedningen att de har förslag på kandidater.
• Dela ut kallelse: Kontrollera datum då kallelsen tidigast och senast måste delas ut
• Förbered röstlängd
  Som kund till Simpleko finns den för utskrift direkt från Portalen under Fastighetsregister
• Årsredovisningen och revisionsberättelsen måste finnas tillgänglig för medlemmarna vid den tidpunkt som stadgarna reglerar.
• Ska det bjudas på fika?

Tips för att locka fler till stämman.

För att locka fler till stämman och också öka engagemanget i föreningen kan det vara bra att förutom fika och om ni har något projekt på gång så som fönsterrenovering eller laddstolpar att bjuda in en representant från någon extern part som berätta mer om ämnet!

Att tänka på under stämman?

Alla närvarande medlemmar ska prickas av i röstlängden. En medlem som inte kan närvara på årsmötet kan ge fullmakt till make, sambo eller någon annan medlem, att få rösta i dennes ställe. Varje medlem har en rösträtt om inte stadgarna säger någonting annat. Ägs bostaden av flera personer bestäms vem som har rösträtt.

Ordförande fördelar ordet och låter alla göra sin röst hörd på mötet. Att hålla ordning och en god stämning ingår. Att tacka avgående styrelseledamöter och valberedningen för deras arbete är också trevligt.

Vad händer efter stämman?

Det är vanligt att hålla det konstituerande styrelsemötet direkt efter stämman. Boka annars in det så snart som möjligt. Både protokollet från stämman och det konstituerande styrelsemötet skrivs omgående. Senast tre veckor efter stämman, eller annan tidpunkt som anges i stadgarna, ska det justerade stämmoprotokollet finnas tillgängligt för medlemmarna.

Anmäl den nya styrelsen till Bolagsverket via  verksamt.se .
Om föreningen förvaltas av Simpleko får vi då dessa uppgifter direkt.

Läs mer i om Föreningsstämma i 6 kap i Lagen om ekonomiska föreningar

Mer Brf kunskap