Styrelsens checklista inför föreningsstämman

När ska stämman hållas?

Föreningsstämman eller årsmötet, som det ofta kallas, ska hållas en gång per år.  Lagen säger att ska hållas senast sex månader från räkenskapsårets utgång, men kontrollera i stadgarna så det inte är ett tidgare datum angivet där. Då många föreningar har årsbokslut per den 31 december ska innebär det att stämman ska hållas senast den 30 juni. 

Kallelse till föreningsstämman

Styrelsen ansvarar för att skicka ut kallelsen till medlemmarna.  Enligt lagen om ekonomiska förenignar ska kallelsen skickas ut tidigast sex veckor men inte senare än fyra veckor före stämman, om  inte stadgarna säger något annat. Senaste tiden som får anges i stadgaran är två veckor före ordinarie stämma. 

Kallelsen ska innehålla tid och plats för stämman, samt vilka ärende som ska behandlas. Stadgarna anger vad som ska tas upp på stämman  samt om det finns några inkomna motioner att besluta om , då ska de också med kallelsen.

Det är viktigt att tänka på att bara de frågor som funnits med på kallelsen kan det tas beslut om på stämman.

Vilka ska vara med på stämman?

Stämman är en sluten sammankomst där enbart föreningens medlemmar, revisor och eventuell extern stämmoordförande har rätt att delta.  Varje medlem har i regel en röst, samäger flera personer en lägenhet så har de vanligtvis en röst, om inte stadgarna säger något annat.

Hur ska kallelsen skickas?

Kallelsen ska ske skriftligt och utfärdas med personligt meddelande till alla medlemmar med antingen via brev med post, eller e-post om de tidigare har beslutat om det på en föreningsstämma. Reglerna för att använda e-post finns att läsa i lagen om Ekonomisk Förening. Tänk även på att de medlemmar som hyr ut sin bostad i andra hand ska kallas.

För att en stämma ska kunna genomföras måste minst två personer vara närvarande: en ordförande vid föreningsstämman, ordföranden behöver inte vara den som är styrelseordförande, samt minst en justeringsman.

Hålltider inför föreningsstämma

• Senast 6 veckor före stämman - årsredovisningen till revisorn
• Senast 4 veckor före stämman, eller senast 2 veckor innan om stadgarna säger så - skicka ut kallelsen
• Senast 2 veckor före stämman - årsredovisnignen ska hållas tillgänglig för medlemmarna. 
• Ladda ner checklista
  

Tips för att locka fler till stämman

För att locka fler till stämman och också öka engagemanget i föreningen kan det vara bra att förutom fika och om ni har något projekt på gång så som fönsterrenovering eller laddstolpar att bjuda in en representant från någon extern part som berätta mer om ämnet!

Att tänka på under stämman

Alla närvarande medlemmar ska prickas av i röstlängden. En medlem som inte kan närvara på årsmötet kan ge fullmakt till make, sambo eller någon annan medlem, att få rösta i dennes ställe. Varje medlem har en röst, men ägs bostadsrätten av flera personer har de dock bara en röst. Även en medlem som äger flera lägenheter har bara en röst.

Ordförande fördelar ordet och låter alla göra sin röst hörd på mötet. Att hålla ordning och en god stämning ingår. Att tacka avgående styrelseledamöter och valberedningen för deras arbete är också trevligt.

Vad händer efter stämman?

Det är vanligt att hålla det konstituerande styrelsemötet direkt efter stämman. Boka annars in det så snart som möjligt. Både protokollet från stämman och det konstituerande styrelsemötet skrivs omgående. Senast tre veckor efter stämman, eller annan tidpunkt som anges i stadgarna, ska det justerade stämmoprotokollet finnas tillgängligt för medlemmarna.

Kom också ihåg att anmäla den nya styrelsen till Bolagsverket via verksamt.se

Läs mer i checklistan - Att göra efter föreningsstämman

Mer om Föreningsstämman, se kapitel 6 i Lagen om ekonomiska föreningar