Att göra efter föreningsstämman – styrelsens checklista

Vad ska styrelsen göra efter stämman?

När föreningsstämman är genomförd och styrelsen är vald börjar det löpande styrelsearbetet. För att säkerställa en trygg och effektiv förvaltning är det viktigt att styrelsen snabbt tar hand om vissa formella och praktiska frågor. Här har vi samlat en checklista över vad som behöver göras efter föreningsstämman. 

Konstituerande styrelsemöte

Boka och håll ett konstituerande styrelsemöte. I många föreningar sker detta direkt i anslutning till stämman. På mötet fördelas roller inom styrelsen, om detta inte redan skett på stämman.

Det framgår av föreningens stadgar vilka funktioner som väljs på stämman och vilka som utses av styrelsen. Vanligtvis handlar det om att utse ordförande, eventuellt vice ordförande och sekreterare. På det konstituerande mötet beslutar styrelsen även om firmateckning och attesträtt. Det kan även vara lämpligt att fördela ansvarsområden mellan ledamöterna för att skapa tydlighet i styrelsearbetet.

Ändringsanmälan

Om det skett förändringar i styrelsen ska en ändringsanmälan göras hos Bolagsverket. Detta görs enklast och mest kostnadseffektivt via verksamt.se. Förändringarna behöver registreras för att nya ledamöter ska kunna företräda föreningen gentemot banker, myndigheter och andra externa parter.

Nytt registreringsbevis

Är ni kund hos Simpleko behöver ni inte skicka in något nytt registreringsbevis till oss. Via vår integration med Bolagsverket får vi automatiskt de nya uppgifterna om styrelsen så snart de registrerats. Behörigheter i Portalen uppdateras därefter. Tänk på att attestreglerna kan behöva uppdateras om styrelsen förändrats!

Skicka in årsredovisningen till Bolagsverket

Från och med räkenskapsår som inleds den 1 januari 2025 gäller ett nytt krav: bostadsrättsföreningar och bostadsföreningar ska skicka in sin årsredovisning till Bolagsverket.

Årsredovisningen ska lämnas in senast en månad efter att föreningsstämman har fastställt den, och allra senast sju månader efter räkenskapsårets slut. För sen inlämning kan leda till förseningsavgifter och i förlängningen risk för likvidation.

Stämmoprotokollet

Senast tre veckor efter föreningsstämman ska stämmoprotokollet vara justerat och tillgängligt för medlemmarna. Protokollet ska innehålla samtliga beslut som fattats på stämman och, om beslut har fattats genom omröstning, även resultatet av omröstningen.

Att protokollet ska hållas tillgängligt innebär inte att det måste skickas ut till alla medlemmar, men de som önskar ska ha möjlighet att ta del av det. Protokollen ska även förvaras på ett betryggande och ordnat sätt.

Fullmakter och externa behörigheter

Se över och uppdatera eventuella fullmakter och behörigheter som rör föreningen, till exempel hos banken eller andra leverantörer. Detta är särskilt viktigt om firmatecknare eller andra nyckelroller har förändrats.

Dokument till förvaltaren

Förvaltaren behöver ta del av den undertecknade årsredovisningen samt revisionsberättelsen. Även stämmoprotokollet ska skickas till förvaltaren. Använder ni förvaltarens digitala signeringstjänst behöver inget skickas in separat.

Informera medlemmarna

Informera gärna medlemmarna om den nya styrelsens sammansättning efter föreningsstämman, till exempel via föreningens hemsida, informationsblad eller annan kanal. Om ni är kund hos Simpleko hanteras denna kommunikation med fördel direkt i Portalen.

Planera styrelseåret

Boka in nästa styrelsemöte och gör gärna en övergripande mötesplan för året. Många styrelser sammanträder ungefär en gång i månaden, ofta med ett längre sommaruppehåll. Det kan också vara klokt att identifiera möten som kräver mer tid, till exempel för budget, underhållsplan eller bokslut.

Introduktion och kompetensutveckling

Om nya ledamöter har valts in kan det vara värdefullt att ordna en introduktion till styrelsearbetet, föreningens ekonomi, avtal och aktuella frågor. Även kontinuerlig kompetensutveckling för hela styrelsen är en viktig del av ett långsiktigt och ansvarsfullt styrelsearbete.