Att byta förvaltare - enklare än du tror!

Om ni redan har en ekonomisk förvaltare börjar ni med att säga upp ert befintliga avtal. Det är viktigt att det sker i tid så att avtalet inte förlängs automatiskt. När avtalet är uppsagt och vi inlett vårt samarbete sätter vi igång uppstartsprocessen direkt.

Efter avtalsskrivning får ni en uppstartsansvarig som håller ihop hela processen, från första kontakt till att den löpande förvaltningen lämnas över till ert kundteam. Vi samlar in allt nödvändigt material från er tidigare förvaltare, ser till att alla system och banktjänster kommer på plats och att allt är redo inför den löpande förvaltningen.

I vår digitala plattform Portalen kan ni följa uppstarten steg för steg, lämna uppgifter och se vad som återstår.

Om ni tidigare skött ekonomin själva stöttar vi er i att ta fram det material som behövs.

Under er uppstart bjuder vi in er till en digital genomgång av Portalen. Syftet är att ni ska känna er trygga, välinformerade och redo inför starten.

Under de första månaderna hanteras er förening av vårt uppstartsteam, som har fullt fokus på nya kunder.

De ansvarar för:

• Löpande ekonomi och redovisning

• Lägenhetsförteckning och aviseringar

• Leverantörsfakturor

Det betyder att ni får ett erfaret team som kan era förutsättningar och säkerställer att allt fungerar som det ska.

När både ni och uppstartsteamet känner att allt flyter på bra sker en planerad överlämning till ert ordinarie kundteam, som tar över den löpande förvaltningen framåt. Överlämningen sker inom 6-10 månader.

När allt är på plats, vanligtvis inom 6-10 månader, lämnar vårt uppstartsteam över till ert ordinarie kundteam, bestående av:

• En ansvarig ekonom

• En kontaktperson för lägenhetsförteckningen

• En kontakt för leverantörsfakturor

Det är ert kundteam som kommer sköta den löpande förvaltningen framåt.

Vår ambition är att skicka ut första avin cirka tre veckor innan förvaltningsstart, men allt beror på när vi får material från er tidigare förvaltare. Vi anpassar alltid förfallodatumet om aviseringen skulle bli försenad.

Första avin skickas ut via post. De medlemmar som är anslutna till Kivra får automatiskt sin avi där. Tillsammans med första avin bifogar vi ett välkomstbrev där vi bland annat informerar mottagaren om hur de kan ändra aviseringssätt till kommande avier. Innan vi aviserar första gången kommer vi att skicka ett aviseringsförslag till styrelsen. Styrelsen ansvarar för att gå igenom förslaget och återkomma till oss med eventuella synpunkter och slutligen ert godkännande. Detta för att säkerställa att vi mottagit korrekta uppgifter från avgående förvaltare och att inga uppgifter misstolkats.

Om bytet av förvaltare sker vid samma tidpunkt som det nya räkenskapsåret, till exempel den 1 januari, rekommenderar vi att bokslutet och årsredovisningen görs av er tidigare förvaltare, då det är de som skött föreningens ekonomi under det gångna året. Om er tidigare förvaltare inte har möjlighet, eller om styrelsen föredrar att Simpleko gör bokslutet, kan vi hjälpa till i mån av tid enligt gällande prislista. En förutsättning är dock att vi får allt material vi behöver från er tidigare förvaltare.

Om byte av ekonomisk förvaltare sker under ett pågående räkenskapsår gör vi på Simpleko bokslutet och årsredovisningen.

Ja, Simpleko kan inte ta över ett befintligt bankgiro som används av nuvarande förvaltare. Vi öppnar ett nytt bankgiro för föreningens framtida transaktioner. Medlemmar som tidigare haft autogiro behöver ansöka om nytt autogiro. Ett informationsblad bifogas tillsammans med första avin för att underlätta övergången.

Om föreningen har konto i Handelsbanken, Nordea, Swedbank, SEB eller Danske Bank kan det nya bankgirot kopplas till det kontot. Om kontot ligger i en annan bank eller om nuvarande förvaltare använder klientmedelskonto behöver föreningen öppna ett nytt konto.

Styrelsen ansvarar för att överföra medel från det gamla till det nya kontot och bör stämma av med tidigare förvaltare innan kontot töms.

Er tidigare förvaltare ska lämna över eventuella lägenhetspärmar och övrigt fysiskt material till styrelsen som ansvarar för arkivering. Simpleko tar endast emot digitalt material.

Vi tar hand om lägenhets- och medlemsförteckningen åt er. Styrelsen behöver endast uppdatera oss om förändringar framöver, så att vi kan skicka korrekta avier och hantera mäklarservice.

I Portalen kan styrelsen se alla uppgifter som finns registrerade i Fastighetsregistret.

All hantering av mäklarbilder och godkännande av medlemskap sker digitalt i Portalen. Via Mäklarservice kan mäklaren själv beställa mäklarbild, årsredovisning, stadgar och ekonomisk plan. Medlemmar kan logga in och beställa utdrag ur lägenhetsregistret eller kontakta kundtjänst.

När ni byter ekonomisk förvaltare uppdateras föreningens fakturaadress. Styrelsen behöver informera befintliga leverantörer om den nya adressen, vilket enkelt kan göras via Portalen under Leverantörsfakturor.

Styrelsen administrerar själva sina arvoden via Portalen. Ni lägger enkelt upp alla mottagares uppgifter och vilket belopp som ska betalas ut samt önskat utbetalningsdatum. Därefter ska arvodet attesteras enligt era valda attestrutiner. Vi ser sedan till att arvodet betalas ut samt ordnar med kontrolluppgifter och deklarationer.

Funktionen kommer att aktiveras så snart våra medarbetare är upplagda som deklarationsombud för er förening, hos Skatteverket. Vi behöver ha behörighet att deklarera uppgifterna innan vi kan hjälpa er med utbetalning.

Alla kunder får tillgång till en Digital brevlåda som ersätter den fysiska brevlådan. Post som rör förvaltningen skannas direkt in och hanteras av Simpleko. För att komma igång behöver föreningen ändra adress hos Bolagsverket.

Nej, Simpleko gör bytet smidigt och avlastar styrelsen i hela processen. Vi samlar in nödvändiga underlag från tidigare förvaltare, ser till att övergången blir korrekt och tar hand om administrationen så att styrelsen kan fokusera på sina ordinarie uppgifter.