Budgetarbete i samfällighetsföreningen – så skapar ni kontroll över ekonomin

En genomarbetad budget ger samfällighetsföreningen bättre kontroll över ekonomin och skapar förutsättningar för en långsiktig och stabil förvaltning. För en samfällighetsförening finns dessutom särskilda regler för hur föreningens behov av pengar ska beräknas och fördelas mellan medlemmarna. Här går vi igenom grunderna i budgetarbetet och förklarar begrepp som utgifts- och inkomststat, uttaxering och debiteringslängd.

Budgetarbete i samfällighetsföreningen

I en samfällighetsförening kallas budgeten formellt för utgifts- och inkomststat. Den ska upprättas av styrelsen och läggas fram på föreningsstämman för godkännande innan uttaxering sker.

Utgifts- och inkomststaten visar föreningens beräknade utgifter och inkomster under det kommande året och hur stort belopp som behöver tas ut av medlemmarna för att täcka föreningens medelsbehov.

Till skillnad från en vanlig resultatbudget ligger fokus alltså inte främst på föreningens intäkter och kostnader, utan på de faktiska betalningar som väntas komma in och gå ut under året. Utgifts- och inkomststaten kan därför närmast jämföras med en likviditetsbudget.

Vad ska finnas med i utgifts- och inkomststaten?

På utgiftssidan redovisas de betalningar som föreningen beräknas behöva göra under året. Det kan exempelvis handla om drift och skötsel av gemensamma anläggningar, försäkringar, eventuella amorteringar och räntor samt planerat underhåll.

På inkomstsidan redovisas de pengar som föreningen beräknas få in från andra håll. Skillnaden mellan föreningens beräknade utgifter och övriga inkomster ligger sedan till grund för hur mycket pengar som behöver uttaxeras från medlemmarna.

Det innebär exempelvis att amorteringar, utifall föreningen har lån, behöver tas med i beräkningen. En amortering är ingen kostnad i resultaträkningen, men eftersom pengarna ska betalas ut påverkar den föreningens behov av likvida medel.

Från budget till uttaxering

Om föreningens medelsbehov inte täcks på annat sätt ska pengar uttaxeras från medlemmarna. Utgifts- och inkomststaten ligger till grund för hur stort det totala beloppet behöver vara.

Hur mycket varje medlem ska bidra med bestäms sedan utifrån de andelstal som respektive delägarfastighet har i samfälligheten. Andelstalen framgår normalt av anläggningsbeslutet och styr hur kostnaderna för den gemensamma anläggningen ska fördelas.

Om samfällighetsföreningen förvaltar flera verksamhetsgrenar eller gemensamhetsanläggningar ska utgifter och inkomster beräknas och uttaxeras särskilt för respektive verksamhetsgren. Det är särskilt viktigt när olika fastigheter deltar i olika delar av samfälligheten eller har olika andelstal.

Debiteringslängden visar vad varje medlem ska betala

När uttaxeringen ska göras upprättar styrelsen en debiteringslängd. Den visar hur det totala belopp som föreningen behöver ta in fördelas mellan medlemmarna.

Av debiteringslängden ska det bland annat framgå vilket belopp som totalt ska uttaxeras, hur mycket varje medlem ska betala och när betalningen ska ske.

Debiteringslängden ska läggas fram på föreningsstämman och medlemmarna ska ges möjlighet att granska den. Det är därför viktigt att uppgifterna är korrekta och att fördelningen följer föreningens andelstal och den utgifts- och inkomststat som ligger till grund för uttaxeringen.

Stämmans behandling av både utgifts- och inkomststaten och debiteringslängden ska dokumenteras i stämmoprotokollet.

En stabil grund för föreningens ekonomi

Utgifts- och inkomststaten är ett av samfällighetsföreningens viktigaste ekonomiska dokument. Den ger styrelsen en samlad bild av hur mycket pengar föreningen behöver under det kommande året och ligger till grund för uttaxeringen från medlemmarna.

Det är därför viktigt att budgeten är väl genomarbetad och tar höjd för föreningens behov under hela året. Styrelsen kan inte på egen hand besluta om att höja uttaxeringen om pengarna inte räcker, utan ytterligare uttaxering från medlemmarna behöver beslutas av föreningsstämman. En realistisk budget minskar därför risken för att föreningen under året behöver kalla till en extra stämma för att ta in mer pengar.

Genom att kombinera en genomarbetad budget med god underhållsplanering och löpande uppföljning får styrelsen bättre kontroll över föreningens ekonomi och bättre förutsättningar att planera långsiktigt.

Med rätt ekonomisk förvaltning blir det också enklare att ta fram underlag, planera uttaxeringen och följa föreningens ekonomi under året. Det ger styrelsen mer tid till andra frågor och skapar trygghet för både styrelsen och föreningens medlemmar.